كيف تحسن تكلفة وجودة مشروعك كعميل

من الشائع جداً أن يحاول العميل بذل أقل جهد ممكن للحصول على نتائج مذهلة. من الطبيعي حتى أن يفترض عميل قليل الخبرة عند توظيف خبير، أن الخبير سيفعل كل ما يريدونه بمعلومات قليلة جداً. لقد تم تغذية هذا بمقولات مثل “ليس من المنطقي توظيف أشخاص أذكياء ثم إخبارهم بما يجب فعله؛ نحن نوظف أشخاصاً أذكياء حتى يخبرونا بما يجب فعله” لستيف جوبز. في رأيي هذه المقولة مجرد عذر للمدير ليكون كسولاً، وفي رأيي، وخاصة عندما تكون عميلاً، يجب أن تكون رؤيتك واضحة للغاية إذا كنت تريد تقليل التكاليف وزيادة الجودة.

كلما كانت الرؤية أكثر غموضاً، كلما كان المشروع أكثر تكلفة وأطول وأسوأ جودة.

لنقم بمثال سهل لتوضيح ذلك بمهمة يمكن لأي شخص فهمها: غسل الأطباق.

العميل الجيد

سيوفر العميل الجيد جميع المعلومات المطلوبة لنجاح المشروع. هذا وصف المشروع:

المهام الرئيسية:

• غسل الأطباق يدوياً (100 كأس نبيذ، 100 كأس ويسكي، 100 طبق، 20 مقلاة، 600 قطعة أدوات مائدة)

• تجفيف الأطباق يدوياً

• وضع جميع الأطباق في مكانها المناسب في أدراج المطبخ المختلفة

تفاصيل إضافية:

• لا يتم توفير صابون أو معدات تجفيف. المواد المستخدمة يجب أن تتم الموافقة عليها من قبل مشرف قبل التنظيف

• قبل تنظيف كل شيء آخر، يجب تنظيف 10 أطباق وفحصها من قبل مشرف للموافقة على الجودة

• يُطلب تقرير كامل يشرح التقنية المستخدمة لجميع المهام، مع إحصائيات عن الأنشطة والمواد المستخدمة للغسل والتجفيف

• الموعد النهائي هو 6 أغسطس

الآن لنكن منصفين في القول أنه من النادر أن تكون الرؤية صريحة وواضحة إلى هذا الحد، ومن مهمة الاستشاري أن يطرح الأسئلة الصحيحة للحصول على هذه المعلومات، والاستشاري الجيد سيعرف كيف يطرح الأسئلة الصحيحة لجمع البيانات والمعرفة المطلوبة. لكن بعض المعلومات قد لا يتم اكتشافها أبداً إذا لم يتم توصيلها من العميل بشكل مناسب وفي الوقت المناسب.

العميل السيئ

لنفترض لهذا المثال أن المشروع هو نفسه بالضبط كما هو موصوف سابقاً. العميل السيئ سيعطي معلومات غامضة جداً ويتوقع ردوداً مفصلة جداً.

أحتاج إلى غسل الأطباق. كم ستكلف؟ ميزانيتي 10 دولارات.

هذه حالة واضحة لعميل مستعد لبذل صفر جهد للحصول على المساعدة ويثير فوراً علامة تحذير كبيرة. لا يوجد شخص عاقل يطرح شيئاً بهذا الغموض ويتوقع إجابة غير غامضة. كذلك الميزانية مضللة حيث أن حجم العمل المطلوب يتجاوز بكثير الـ 10 دولارات ولا يغطي حتى الصابون ومناشف التجفيف المطلوبة للقيام بالعمل.

هذا الموقف يحدث عموماً لأن العميل لا يعرف مدى حجم مشروعه الخاص، وربما سيحصل على المزيد من المعلومات مع تقدم المشروع. لتصبح فوراً عميلاً جيداً، العمل على أساس الدفع بالساعة هو أفضل استراتيجية لكلا الطرفين. وجود سعر ثابت أو تقدير زمني واضح في مثل هذا المشروع الغامض هو مستحيل بالأساس وأفضل تجنب هذه المشاريع أو فرض رسوم عالية جداً ستُرفض على الأرجح.

عميل سيئ آخر

أحتاج إلى غسل وتجفيف الأطباق ووضعها في درج قبل 6 أغسطس. (100 كأس نبيذ، 100 كأس ويسكي، 100 طبق، 20 مقلاة، 600 قطعة أدوات مائدة).

يبدو هذا العميل أفضل من السابق للوهلة الأولى حيث لا يوجد غموض في الطلب، لكنه يخفي جميع التفاصيل الإضافية، مما قد يسبب عدة مشاكل:

• استخدام صابون أو منشفة غير معتمدة، مما يجبر الاستشاري على إعادة كل العمل

• غسل كل شيء ومعرفة في منتصف الطريق أن الأطباق يجب أن تتم الموافقة عليها. سيجبر هذا الاستشاري على إعادة كل العمل

• قد يفاجئ العميل الاستشاري بالتقرير في النهاية. سيسبب هذا احتكاكات في العلاقة لأنه لم يُذكر في بداية المشروع

هذه الأنواع من المشاريع تنتهي عموماً بتكلفة أكبر للعميل، ووقت أطول للاستشاري أو خسارة في الجودة إذا نفد مال العميل. لتصبح فوراً عميلاً جيداً في هذه الحالة، سيتم إنشاء عقد مع الوصف واحترامه. إذا كان يجب القيام بأي شيء لم يتم تحديده في العقد، يجب على العميل دفع الثمن. هذا إجراء معياري جداً لكنه أحياناً غير معروف من مديري المشاريع قليلي الخبرة.

أفضل عميل

بالإضافة إلى عرض المعلومات الكاملة، يتم توفير مخطط يشرح العملية لعدم وجود شكوك حول ما يجب القيام به (الشكل 1)

الشكل 1 - الشكل 1 - مخطط العملية

بشكل عام، في مشاريع المحاكاة، تطوير مخطط يشرح العمليات المعنية باستخدام ترميز نمذجة العمليات التجارية، أو مخططات الحلقة السببية، أو مخططات هيكل السمكة أو أنواع أخرى من التمثيلات الرسومية مفيد للغاية. في كثير من الأحيان أساعد العميل في تطويره، لكن في معظم الأحيان يقلل العميل من تقدير مقدار الوقت والمال الذي يمكنهم توفيره بالقيام بهذا الجهد قبل بدء المشروع.

الخلاصة

جميع العملاء مهتمون بتقليل تكاليفهم وزيادة جودة النتائج. لكن كما ترون في هذه الأمثلة، الأمر كله يتعلق بالمفاضلة بين الوقت الذي يرغب العميل في قضائه لتحسين رؤيته ومتطلباته والمال الذي يرغب في إنفاقه بسبب نقص التواصل أو تغيير المتطلبات أو أخطاء في الرؤية. إذا كنت عميلاً لديك مال أكثر من الوقت، فأفضل استراتيجية هي جعل الاستشاري يضع الرؤية لك والدفع مقابل ذلك الوقت. إذا كنت عميلاً لديك وقت أكثر من المال، يجب أن تقضي أكبر قدر ممكن من الوقت في كتابة متطلبات واضحة جداً وسهلة الفهم وجعل حياة الاستشاري أسهل ما يمكن، مما يجعله يقضي الوقت حصرياً على الأشياء التي لا تستطيع فعلها بنفسك.